Fungsi Pengorganisasian Dalam Administrasi (Organizing)
Apa itu Fungsi Pengorganisasian?
Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam administrasi ialah proses mengatur tugas , wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam manajemen. Menjadi satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.Fungsi pengorganisasian bukan hanya mengatur orang. Tapi semua sumber daya yang dimiliki. Termasuk uang , mesin , waktu , dan semuanya. Tanpa terkecuali.
Mengapa fungsi organizing ini perlu dilakukan? Sepenting apa perannya? Dan bagaimana fungsi pengorganisasian dilaksanakan? Juga ibarat apa prinsip prinsipnya?
Mari kita mulai.
Untuk mencapai tujuan perusahaan. 4 Fungsi manajemen wajib dijalankan. Salah satunya ialah fungsi pengorganisasian.
Hal pertama untuk mengeksekusi perencanaan ialah fungsi pengorganisasian.
Seberapa Penting Fungsi Pengorganisasian?
Lihat definisi fungsi administrasi pengoraganisasian diatas. Intinya adalah: mengatur.
Organizing ialah perihal mengatur sumber daya. Mengatur semoga tepat. Mengatur semoga segala sesuatu berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.
Ada banyak orang dalam satu perusahaan. Setiap orang berbeda. Hampir di segala hal.
Keahliannya berbeda. Ilmunya berbeda. Motifasinya berbeda. Tingkah lakunya berbeda. Hampir semuanya berbeda.
Sementara mereka harus bekerja sama. Sementara mereka harus mewujudkan harapan perusahaan bersama. Untuk itulah dibutuhkan sesuatu yang mengaturnya: fungsi pengorganisasian.
Yang andal menjual: biarlah menjadi marketing.
Yang andal akuntansi: biarlah menjadi bab keuangan.
Yang andal mesin: biarlah menjadi teknisi.
Dan semua orang punya keahliannya sendiri. Dalam pengorganisasian: mereka diberi kiprah seusai dengan keahliannya. Sesuai kemampuannya. Sesuai kapasitasnya. Agar perusahaan bisa berjalan.
Coba bayangkan. Jika tanpa ada fungsi pengorganisasian. Semua bekerja: tanpa diatur. Tanpa di organisir. Siapa mengerjakan apa: tidak jelas. Maka hanya tinggal menunggu waktu. Perusahaan akan gulung tikar.
Bayangkan. Seorang teknisi mengurus pencatatan keuangan: kondisi keuangan tidak jelas.
Bayangkan. Seorang bendahara memperbaiki mesin: tambah rusak.
Tidak akan bisa berjalan. Karena memang bukan kapasitasnya. Untuk itu penting administrasi menjalankan fungsi organizing.
Dengan fungsi pengorganisasian. Semua kegiatan menjadi praktis dijalankan. Semua sumber daya akan menunjukkan hasil yang maksimal. Semua diatur sedemikian rupa.
Sumber daya apa yang harus digunakan. Mau dijadikan apa. Kapan harus digunakan. Dimana akan digunakan. Bagaimana cara menggunakannya. Siapa yang akan menggunakan. Semua menjadi jelas.
# Manfaat Fungsi Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian wajib dilakukan alasannya ialah banyak manfaatnya. Untuk perusahaan. Diantaranya:
- Mempermudah koordinasi antar pihak dalam kelompok
- Pembagian kiprah sesuai dengan kondisi kekinian perusahaan
- Setiap individu mengetahui apa yang akan dilakukan
- Mempermudah pengawasan
- Memaksimalkan manfaat spesialisasi
- Efisiensi biaya
- Hubungan antar individu semakin rukun
Kalau mau dirangkup. Seperti ini fungsi organizing dalam manajemen.
Bagaimana Proses Fungsi Pengorganisasian Dijalankan?
Ada beberapa tahapan dalam menjalankan fungsi pengorganisasian. Tidak serta merta pribadi main tunjuk.
#1. Mangacu pada Rencana dan Tujuan Manajemen
Ini ialah tahap awal dalam perjuangan merealisasikan planning manajemen. Desain fungsi pengorganisasian dipengaruhi dan diadaptasi dengan perencanaan. Arah pengorganisasian akan ditentukan disini.
Setiap personil harus memahami tujuan manajemen. Tanpa terkecuali. Agar arahnya benar. Agar bekerjanya bisa efektif. Agar biaya yang dikeluarkan sedikit.
#2. Menentukan Tugas Utama
Manajemen punya banyak level. Memiliki sub-sub bagian. Dalam perusahaan terdapat manajemen keuangan , administrasi pemasaran , administrasi operasional. Dan sub administrasi lain. Di tingkatan atau level administrasi yang lain. Yang lebih tinggi , atau yang lebih rendah.
Pada tahap ini , kiprah utama setiap bab administrasi ditentukan. Tugas yang diberikan berbeda. Dirinci sesuai dengan bidangnya.
Intinya: memutuskan struktur perusahaan. Supaya garisnya jelas. Kewenangannya jelas. Dan tanggung jawabnya juga jelas.
#3. Membagi Tugas kepada Individu
Tahap ini krusial. Eksekutor planning tadi ialah individu. Keberhasilannya ditentukan oleh individu yang menjalankan. Salah memilih orang: risiko gagal lebih besar. Pada bab ini harus hati-hati.
Setiap pekerjaan harus diserahkan kepada ahlinya. Yang sudah terbutki rekam jejaknya. Dan juga pengalamannya. Mulai dari pekerjaan besar , sampai pekerjaan kecil. Harus dikerjakan oleh orang yang tepat. Tidak main asal tunjuk.
Ini juga berarti: mendelegasikan kewenangan. Kepada individu yang dianggap mampu. Mengerjakan kiprah yang diberikan. Hal ibarat ini kita kenal sebagai: departemen. Atau departemenisasi.
#4. Mengalokasikan Sumber Daya
Apa yang dimiliki perusahaan? uang? mesin? bahan? pasar? resep? atau metode?
Semuanya diperhitungkan. Digunakan. Dan dialokasikan secara tepat. Untuk menunjukkan laba bagi perusahaan. Mau diapakan , terserah.
Yang penting sesuai dengan perencanaan. Yang penting sesuai dengan tugas. Yang penting bisa menghasilkan. Dan yang memakai sumber daya ialah personel individu yang ditunjuk tadi.
Baca juga: 6 Unsur Manajemen dan Penjelasan Detailnya
#5. Evaluasi Strategi Pengorganisasian
Atau trategi pengorganisasian yang disusun justru menjadi sumber duduk kasus itu sendiri?
Inilah gunanya evaluasi. Melihat kembali yang terjadi. Dan mengantisipasi yang akan terjadi. Semua hal buruk bisa saja terjadi. Kapan saja. Perubahan tidak mengenal waktu. Kadang tanpa disertai alasan. Tiba datang kondisi mengalami perubahan. Drastis. Sesuatu yang tidak diprediksi sebelumnya. Yang artinya seni administrasi pengorganisasian: tidak sesuai. Dengan kondisi kekinian. Bisa-bisa: gagal.
13 Prinsip Pengorganisasian
Ada syaratnya. Agar pengorganisasian berjalan sukses. Setidaknya harus memenuhi 13 prinsip pengorganisasian dibawah ini.
#1 Kekuasaan dan Tanggung Jawab
Hierarkinya: jelas. Hitam diatas putihnya juga jelas. Dan hukuman bagi yang melanggar juga harus jelas.
#2 Disiplin
Kegagalan acara bisa berawal dari duduk kasus disiplin. Ketidakdisiplinan hanya akan menciptakan masalah. Setiap duduk kasus hanya akan menciptakan pekerjaan menjadi berat.
#3 Keterpaduan Arah
Tapi.
Meskipun bekerja sendiri. Sesuai dengan bidangnya. Tapi antara satu dan yang lainnya saling berkaitan. Tetap dalam satu koridor. Satu tujuan. Seperti yang telah disusun dalam perencanaan.
Pekerjaan setiap orang memang berbeda. Tugas setiap departemen memang berbeda. Tapi tujuannya sama. Tujuannya hanya satu.
#4 Kesatuan Perintah
Begitu juga dengan organisaasi administrasi perusahaan. Perintah dari atasan harus dijalankan. Atasan yang mana?
Pertanyaan ini penting: atasan yang mana? Yang harus didengarkan.
Terkadang beberapa atasan mempunyai perintah yang berbeda. Dan anak buah akan bingung. Harus menjalankan yang mana. Inilah pentingnya kesatuan perintah. Tidak terjadi simpang siur perintah. Yang harus dijalankan oleh bawahan.
Semua menjadi jelas. Perintahnya. Tugasnya. Tanggung jawabnya. Evaluasinya. Dan ini: misal kalau gagal , praktis siapa yang akan ditunjuk hidungnya.
#5 Sub-Ordinasi Kepentingan
Terkadang setiap individu mempunyai pemikirannya sendiri. Terkadang setiap departemen mempunyai idenya sendiri. Tetapi. Jika dirasa tidak sesuai dengan tujuan dan perencanaan: sebaiknya tidak dijalankan.
Karena bisa mengubah banyak hal. Yang sudah direncanakan. Tujuan organisasi bisa meleset. Ide-ide gres atau aliran gres harus dibicarakan dulu. Harus diadaptasi dulu. Dengan perencanaan yang sudah dijalankan.
#6 Sentralisasi
Apa-apa semua berawal dari pusat. Tidak dari perdepartemen. Desentralisasi mungkin masih belum bisa dijalankan untuk organisasi perusahaan.
Desentralisasi berpikir secara parsial. Tidak utuh. Hanya terfokus pada keahliannya saja. Kepentingan yang lebih besar tidak bisa terlihat jelas. Dan lagi: kekuasan setiap kelompok tidak banyak.
Untuk itulah dibutuhkan sentralisasi kekuasaan. Pada administrasi puncak. Pemiliknya tetap menunjuk manajer puncak untuk menguasai banyak hal. Itu lumrah.
#7 Remunerasi
Makara remunerasi berbicara perihal perut karyawan. Ujung tombak perusahaan. Remunerasi harus diberikan secara layak. Sesuai dengan kapasitasnya. Sesuai dengan prestasinya. Sesuai dengan haknya. Dan sesuai dengan waktunya.
Ini penting.
Yang menjalankan roda perusahaan ialah seluruh karyawannya. Jika karyawan kecewa: efeknya negatifnya bisa sangat panjang. Produktifitas bisa menurun. Hubungan antar individu tidak jalan. Kualitas produk tidak sempurna. Penjualan dibawah target. Biaya perusahaan membengkak. Dan banyak imbas negatif lainnya. Sangat banyak.
Remunerasi harus dijalankan sebagaimana mestinya. Dan dipakai untuk memotifasi karyawan. Agar mereka menjalankan tugasnya dengan sempurna.
#8 Keteraturan
Aturan dibentuk untuk dilanggar? itu hanya pembenaran bagi pelanggar saja. Itulah yang menciptakan tidak maju. Aturan dibentuk untuk dipatuhi.
#9 Inisiatif
Harus ada wadah untuk itu. Untuk menyalurkan ide-ide gres itu.
Bagus atau tidak idenya. Bisa direalisasikan atau tidak idenya. Yang penting: ditampung.
Baru dipikirkan. Dibahas. Dan ditentukan: apakah idenya diterima atau tidak?
#10 Rantai Kekuasaan
Rantai kekuasaan ialah seberapa panjang tingkat hierarki dalam organisasi. Panjang tidaknya ditentukan oleh kebutuhan. Dan juga skala perusahaan. Semakin besar: semakin panjang , semakin gemuk.
Seberapa banyak tingkatan manajemen dalam perusahaan? sekali lagi: tergantung kebutuhan.
#11 Stabilitas Hubungan Kerja
Menjadi konflik horisontal. Bahkan bisa vertikal.
Akhirnya produktifitas tidak jalan.
Hal ibarat ini harus dihindarkan. Dalam dunia kerja. Dalam organisasi manajamen. Bisa menghambat kinerja organisasi. Perencanaan bisa saja tidak jalan.
Untuk itulah kadang manajemen sumber daya manusia dibutuhkan. Mengawasi relasi kerja para karyawan.
#12 Keadilan
Misalnya. Reward and punishment.
Yang bekerja cantik sanggup bonus. Yang buruk sanggup hukuman. Harus adil.
Yang bekerja dengan semangat bisa dipromosikan karirnya.
Yang bekerja setengah hati bisa dipindahkan posisinya. Ketempat yang mungkin lebih tidak enak.
Dan banyak pola keadilan lainnya. Yang harus dijalankan.
#13 Team Work
Bagaimana setiap individu dan departemen bekerja sama. Dalam mekanisme dan kiprah yang ditentukan. Dengan relasi yang mapan. Akan membuahkan kesuksesan dalam sanksi planning organisasi.
Jika anda merasa ada yang tidak sesuai dengan klarifikasi pengorganisasian diatas. Silahkan tinggalkan komentar dibawah ini. Dan jangan lupa membaca artikel lain.
Sumber https://duniaaktaunik1.blogspot.com/
Sumber http://chocgurlz-syzas.blogspot.com/
Sumber http://davidcawthray.blogspot.com/
Sumber https://hizzamzone.blogspot.com/
Sumber https://lyacygdye.blogspot.com/
Sumber https://latifahyusak.blogspot.com/
Sumber https://kindersurpriseee.blogspot.com/
Sumber https://beatourist-in-mylife.blogspot.com/